Smart Invoice AI Agent costruito con n8n
Un'automazione basata sull'intelligenza artificiale che legge le email delle fatture, estrae dati chiave dai PDF allegati, li carica su Google Drive, crea record strutturati in Airtable e avvisa il tuo team su Slack, il tutto integrato in n8n.
Industria:
🎥 Video Explaination (LOOM):
https://www.loom.com/share/b94367867f4948f69c208ac603e6d545
Il Problema
Molte aziende ricevono ancora le fatture via email e le registrano manualmente in fogli di calcolo o CRM.
Questo processo è lento, ripetitivo e soggetto a errori: i file si perdono, i totali vengono digitati in modo errato e il monitoraggio dell'IVA o dello stato dei pagamenti diventa complicato.
Volevo creare un sistema completamente automatizzato in grado di leggere le email delle fatture, estrarre i dati corretti e organizzare tutto in un unico posto.
La Soluzione
Questo flusso di lavoro automatizza l'intero processo di gestione delle fatture dall'inizio alla fine utilizzando n8n e OpenAI.
Trigger Email (IMAP)
Il flusso di lavoro ascolta le nuove email provenienti da mittenti specifici (ad esempio, servizi di fatturazione come Register o Notion).
Quando arriva una nuova email di fatturazione, il trigger si attiva automaticamente.
Estrazione file
Il PDF allegato viene scaricato ed elaborato dal nodo "Estrai da file", che recupera il testo originale del documento.
Agente AI (modello OpenAI Chat)
Il testo estratto viene inviato a un agente AI basato su OpenAI.
Il modello identifica e struttura le informazioni chiave (numero di fattura, importo totale, valuta, IVA, data e nome del servizio), restituendo dati JSON puliti tramite l'Output Parser.
Archiviazione dati in Airtable
I valori analizzati vengono quindi utilizzati per creare automaticamente un nuovo record in Airtable, creando un database di fatture centralizzato e consultabile.
Caricamento nel cloud
Il PDF originale viene caricato su Google Drive e il suo link pubblico viene aggiornato nel record Airtable corrispondente.
Notifica Slack
Infine, un messaggio di conferma viene inviato a Slack, informando il team che una nuova fattura è stata elaborata correttamente.
n8n – Piattaforma di orchestrazione per l'intero flusso di lavoro
OpenAI (modello Chat) – Comprensione del testo basata sull'intelligenza artificiale e output JSON
Parser di output AI – Garantisce un formato dati strutturato e affidabile
Airtable – CRM centralizzato e database delle fatture
Google Drive – Archiviazione cloud per tutti i PDF delle fatture
Slack – Notifiche di successo in tempo reale
Trigger IMAP – Listener email per l'attivazione automatica
100% automatizzato dall'email al database
Nessun inserimento manuale dei dati
Conferma immediata su Slack per ogni fattura elaborata
Archiviazione centralizzata con file collegati e campi ricercabili
Facile da espandere per più fornitori o tipi di fattura
Risparmia diverse ore al mese e riduce al minimo gli errori umani
Questo progetto mostra come la programmazione senza codice e l'intelligenza artificiale possano collaborare per eliminare le attività ripetitive di back-office.
Con n8n e OpenAI, anche l'elaborazione complessa di documenti, come la lettura delle fatture, può trasformarsi in un flusso di lavoro fluido e autonomo.
